EOI a RFP

Řada rozhodnutí organizací má důsledky pro zadávání veřejných zakázek, které mohou dramaticky ovlivnit celkové náklady na rozhodování. Veřejné zakázky zahrnují procesy, jako je výběr dodavatele, definování platebních podmínek, strategické prověřování, vyjednávání smluv, nákupní služby a zboží. Jedná se o nákup nebo získání všech služeb a zboží, které jsou pro organizaci důležité.

V soukromém sektoru je proces zadávání veřejných zakázek považován za strategickou funkci, která pomáhá zvyšovat rentabilitu podniku. Nejen, že zefektivňuje procesy a snižuje celkovou cenu surovin, ale také umožňuje organizacím identifikovat nejlepší zdroje dodávek. Celkově je užitečné zajistit hladký spodní konec.

Ve veřejném sektoru jsou vedoucí pracovníci na vysoké úrovni odpovědní za snížení spodního řádu. Jen několik zaměstnanců řídí zadávání veřejných zakázek, což zvyšuje pravděpodobnost korupce v tomto odvětví. To je důvod, proč je třeba zvýšit celkový výkon podniku. Například zaměstnanci mohou být vyškoleni, aby zvýšili svou efektivitu a zlepšili kvalitu svých služeb, což může vést ke zlepšení výstupu.

Po uplynutí doby bylo zavedeno několik podmínek týkajících se výběrových konzultací, návrhů a velkého vedení, včetně řady akronymů spojených se zadáním zakázky. Mnoho podniků si tyto pojmy neuvědomuje, ale je-li podnikatelem nebo vlastníkem malého podniku, pokud chcete efektivně zvládnout připravenost kupujícího na nákup, je důležité znát jeho účely. Mezi příklady patří RFI (Žádost o informace), EOI (Výrok zájmu), RFP (Žádost o nabídku), RFT (Žádost o nabídku) a RFQ (Žádost o nabídku). Každý z těchto výrazů slouží ke zvláštnímu účelu při zadávání veřejných zakázek.

EOI a RFP jsou nejčastěji používané termíny ve funkci nákupu a každá z nich má specifickou roli při zjednodušení celého procesu. Mnoho jedinců tyto podmínky při provádění procesů zaměňuje. Abychom získali lepší představu o tom, jak se liší, je důležité vědět, co tyto pojmy znamenají.

EOI (vyjádření zájmu)

Výraz zájmu (EOI), známý také jako Registrace zájmu, má podobnou funkci jako požadavek na informace (RFI). Používá se jako proces screeningu v počátečních fázích zadávání zakázek, aby se vytvořila formální a konkrétnější žádost o zadávací řízení nebo RFT (pozdější fáze zadávání zakázek). Když společnost uvolní EOI, je nutné odhadnout schopnost trhu dodat nebo shromažďovat další informace před tím, než se přesune do RFT. Společnost, která uskutečňuje nákup, pravděpodobně nezvolí dodavatele prostřednictvím EOI. Aby se to stalo, proces musí postupovat, dokud nedosáhne RFT.

EOI je druh otevřeného výběrového řízení, který každému podniku umožňuje předstoupit. Vytváří tuhou konkurenci a poskytuje výhodu, která umožňuje novým a potenciálním dodavatelům zajistit jejich práci. Ve stavebních smlouvách je však značně kritizován za to, že přilákali dodavatele, kteří nejsou pro smlouvu vhodní, což způsobuje ztrátu času, peněz a úsilí.

Reklama, která požaduje EOI, musí obsahovat popis zadavatele, popis zakázky (např. Rozpočet a měřítko), druh smlouvy, postup při zadávání zakázek, smluvní podmínky, adresa a termín podání a další údaje (včetně kontaktních informací, popis organizace, technické kapacity a související zkušenosti, dostupnost zaměstnanců a jejich zkušenosti apod.)

RFP (žádost o nabídku)

Na druhou stranu RFP, také známý jako žádost o nabídku (RFO), je dokument, který lze snadno upravit. Používá se většinou, když kupující hledá odpověď založenou na řešení, aby splnila své požadavky, a v případech, kdy jsou pro vyhodnocení každé nabídky klíčové jiné faktory (kromě ceny). Používá se také v situacích, kdy nejsou k dispozici žádná jasná řešení nebo specifikace a nákupní oddělení hledá řadu inovací a možností. Tyto nástroje jsou flexibilnější než RFT (který má normálně dobře definovaná řešení nebo specifikace). RFP se používá hlavně v profesionálních službách, kde řešení nelze snadno definovat.

RFP obsahuje základní informace o organizaci a její oblasti podnikání. Žádost obsahuje specifikace, které vysvětlují řešení, která organizace požaduje. Kromě toho obsahuje také hodnotící kritéria pro hodnocení stupně udělování návrhů, prohlášení o práci, které popisuje úkoly, které má vykonat uchazeč, který smlouvu získal, a časový rámec pro dokončení projektu.

RFP je obvykle vytvořena kvůli složité povaze projektu. Společnosti mohou těžit z různých nabídek při hledání dobře integrovaného řešení od řady dodavatelů. Například, pokud společnost plánuje změnit své podnikání z papírového prostředí na počítačové prostředí, může požadovat návrh softwaru a hardwaru kromě školení, které je zapotřebí k instalaci a integraci nových systémů do firmy.

Ve veřejném sektoru mohou subjekty vydat RFP k vytvoření otevřeného výběrového řízení s cílem snížit náklady na řešení.Je však třeba poznamenat, že RFP, který je nejblíže specifikacím, nemusí být nezbytně ten, který má nejnižší cenu. Při přijímání návrhu musí společnost provést analýzu nákladů a přínosů, aby se ujistil, že náklady nepřesáhnou výhody.

Rozdíly

Následují některé rozdíly mezi EOI a RFP:

• Různé úrovně zadávání zakázek

EOI se často provádí na počáteční úrovni zadávání zakázek. Může být uvolněna v případech, kdy se kupující usiluje o vstup do průmyslu, aby splnil požadavky, které by v budoucnu mohly na trhu vstoupit. Jak již bylo uvedeno, RFP je obvykle dalším krokem; přičemž kupující usiluje o přístup založený na řešení pro dodání produktu nebo služeb.

• Etapy EOI a RFP

EOI má obvykle několik etap. Používá se k výběru potenciálních prodejců nebo dodavatelů předtím, než hledá vyčerpávající nabídky od uchazečů, kteří jsou na seznamu. Naopak RFP může mít jeden stupeň nebo může mít více etap.

• Kdy se používá EOI a RFP?

EOI se používá v případech, kdy jsou požadované informace (od uchazečů) specifické, avšak neexistuje záruka, zda bude dodavatel schopen dodávat služby a zboží podle požadavků. Navíc v případech EOI kupující nemají dostatečné informace k tomu, aby sestavili podrobnou žádost. Na druhou stranu, RFP se používá v případech, kdy je požadavek správně definován, ale společnost hledá flexibilní nebo inovativní řešení. Jinými slovy, kupující hledá návrhy na řešení, které splňují požadavky.

Je velmi důležité si uvědomit různé úrovně procesů zadávání veřejných zakázek, aby bylo možné přijímat efektivní rozhodnutí prostřednictvím systematického toku informací. Jasné pochopení těchto termínů a proč jsou v procesu používány, umožňují společnosti zefektivnit své procesy a získat hlubší pohled na celou zakázkovou funkci.